Warum ich eine Künstliche Intelligenz (KI) in meiner Kanzlei einsetze
Ich setzt in meiner Kanzlei anstatt menschlicher Sekretariatsmitarbeiterinnen die künstliche Intelligenz der Firma JUPUS ein. Mir ist bewusst, dass dies für viele Mandanten neue und auch erstmal gewöhnungsbedürftig ist. Deshalb möchte ich Ihnen meine Beweggründe für den Einsatz einer KI (mit dem Namen „Marie“) erklären:
Gute anwaltliche Arbeit beginnt mit gutem Zuhören, mit Struktur und mit verlässlicher Erreichbarkeit. Genau an diesen Stellen unterstützt mich die KI. Sie dient in meiner Kanzlei als freundliches Erstkontakt-Team: Sie nimmt Ihre Nachricht entgegen, vergibt Termine und übernimmt das Telefonsekretariat. Nicht mehr und nicht weniger. Die juristische Arbeit, also Prüfung, Beratung, Strategie und Vertretung, leiste ausschließlich ich persönlich.
Was bringt das konkret? Zunächst einmal Zeitgewinn und Klarheit. Viele Anliegen im Verwaltungs- und Sozialrecht sind terminkritisch. Die KI ist rund um die Uhr erreichbar und reagiert sofort. Sie stellt strukturierte Fragen, damit wichtige Angaben nicht untergehen, etwa Fristbeginn, beteiligte Stellen, vorhandene Bescheide oder Unterlagen. So liegen mir von Anfang an vollständigere Informationen vor, Rückfragen werden weniger, das Telefon-Ping-Pong nimmt ab und wir kommen schneller zum Punkt. Zugleich unterstützt die KI eine sorgfältige Mandatsauswahl: Vordefinierte Filter stellen sicher, dass Anfragen aus meinen Schwerpunktbereichen bei mir landen und dringliche Fälle zügig gesehen werden. Für die interne Arbeit bedeutet das eine höhere Datenqualität und von Beginn an eine sauberere Dokumentation. Über die Anbindung an meine Kanzleisoftware werden die Akten angelegt und Termine koordiniert.
All das ist im Sinne meiner Mandantinnen und Mandanten: Der Zugang ist niedrigschwellig und ohne Warteschleife möglich, Unterlagen lassen sich bequem hochladen und ein Termin ist schnell gefunden. Weil die Erstfragen klar geführt werden, bleibt Wesentliches nicht auf der Strecke. Sie erhalten früh Transparenz über die nächsten Schritte und Zuständigkeiten, und eilige Anliegen werden schneller sichtbar. Die Kommunikation ist zudem barrierearm gestaltet, in klarer Sprache.
Ich nehme aber auch mögliche Nachteile ernst und gehe offen damit um. Automatisierte Dialoge erfassen nicht jede Nuance eines Einzelfalls. Missverständnisse sind möglich, gerade bei atypischen Konstellationen oder knappen Fristen. Deshalb habe ich klare Übergabepunkte definiert: Sobald sich abzeichnet, dass ein Fall komplex ist oder besondere Eile hat, übernehme ich persönlich. Ein weiteres Thema ist die Tonalität. Eine KI darf nie unhöflich oder kühl wirken. Ich habe deshalb Formulierungen und Leitlinien so eingestellt, dass der Erstkontakt freundlich, zugewandt und verlässlich ist. Sollte Ihnen etwas unpassend erscheinen, sagen Sie es bitte: Ich passe die Vorgaben laufend an.
Datenschutz und Verschwiegenheit sind für eine Anwaltskanzlei nicht verhandelbar. Der Einsatz von KI erfolgt mit Auftragsverarbeitungsvertrag, dokumentierten technischen und organisatorischen Maßnahmen, Datensparsamkeit, Protokollierung und Löschkonzept. Berufsrechtliche Anforderungen an Auswahl und Weisungen sind umgesetzt; alle Mitarbeitenden und Dienstleister sind auf Verschwiegenheit verpflichtet. Wichtig ist auch das Erwartungsmanagement: Antworten der KI sind keine Rechtsberatung. Das wird im Dialog eindeutig gekennzeichnet. Sie dient ausschließlich der Terminvergabe, der Nachrichtenentgegennahme und als Telefonsekretariat. Rechtliche Bewertungen, Schreiben, Schriftsätze und Verhandlungen kommen von ausschließlich mir.
Schließlich gibt es organisatorische Pflichten auf meiner Seite: Ich halte die Dialoge und Abfragen aktuell, kontrolliere regelmäßig Stichproben, dokumentiere den KI-Einsatz und sorge für eine funktionierende Alternative, falls ein System einmal nicht erreichbar sein sollte. So minimiere ich Risiken wie Falschklassifikationen oder Verzögerungen, die entstehen könnten, wenn eine Sache sofort menschliche Aufmerksamkeit verlangt.
Warum also eine KI? Weil die Vorteile überwiegen: Sie profitieren von schneller Erreichbarkeit, klaren Abläufen, vollständigen Informationen und zügiger Terminfindung. Ich profitiere von mehr Zeit für das Wesentliche: Ihre juristische Vertretung. Die potenziellen Nachteile adressiere ich mit klaren Grenzen, menschlicher Prüfung und technischen wie organisatorischen Schutzmaßnahmen. Kurz gesagt: Die KI ist in meiner Kanzlei ein Service-Werkzeug für den Einstieg, kein Ersatz für anwaltliche Arbeit. Sie sorgt dafür, dass Ihr Anliegen zuverlässig ankommt und ich mich schneller und fokussierter um das kümmern kann, worauf es wirklich ankommt: Ihre Rechte.